Outlook (gesprochen „Aut-luck“) ist die kostenlose E-Mail-App von Microsoft, also ein E-Mail-Programm für das Handy. Darin nutzen Sie Ihre Adresse von Outlook.com, Hotmail oder Live, aber auch Adressen anderer Anbieter wie Gmail, GMX, WEB.DE oder T-Online.
Was Sie brauchen
- Ihr Android-Handy oder iPhone mit Internet.
- Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort aus Ihrem Passwortheft. Bei Outlook.com ist das Ihr Microsoft-Konto, also Ihr Benutzerkonto bei Microsoft.
- Bei GMX und WEB.DE: einmal Zugang zu Ihrem Postfach im Browser, am besten an einem Computer.
- Bei T-Online: das „Passwort für E-Mail-Programme“. Ihr Passwort für den Telekom Login funktioniert in Outlook nicht. Sie legen es im Kundencenter oder im E-Mail Center der Telekom an.
- Für die Zwei-Faktor-Anmeldung, also einen zusätzlichen Code beim Anmelden: das Handy oder die App, die diesen Code liefert.
Schritt für Schritt
Vorbereitung bei GMX und WEB.DE
Outlook holt Mails anderer Anbieter über ein Verfahren namens IMAP (gesprochen „Ei-Mäp“). Die Mails bleiben dabei im Postfach beim Anbieter, die App zeigt ein Spiegelbild davon. Bei GMX und WEB.DE ist dieser Zugang anfangs ausgeschaltet.
- Melden Sie sich am Computer im Browser auf gmx.net oder web.de an.
- Klicken Sie oben auf das Symbol mit Ihren Initialen, dann auf „E-Mail-Einstellungen“.
- Wählen Sie im Bereich „E-Mail empfangen“ den Punkt „POP3/IMAP“.
- Schalten Sie bei „POP3-/IMAP-Abruf“ den Schieberegler ein, sodass der Zugriff erlaubt ist. Lösen Sie die kleine Sicherheitsabfrage, indem Sie die beiden Symbole übereinanderschieben.
Die echte App installieren
- Öffnen Sie den App-Laden Ihres Handys: auf Android den „Play Store“, auf dem iPhone den „App Store“. Suchen Sie nach „Outlook“.
- Die richtige App heißt „Microsoft Outlook“. Als Herausgeber, also als Firma hinter der App, steht direkt darunter „Microsoft Corporation“.
- Tippen Sie auf „Installieren“ (Android) beziehungsweise „Laden“ (iPhone).
Achtung: Laden Sie Outlook nur aus dem Play Store oder App Store, nie über einen Link aus einer E-Mail oder SMS. Nachgemachte Apps mit ähnlichem Namen und Logo stehlen Passwörter. Steht als Herausgeber nicht „Microsoft Corporation“, installieren Sie die App nicht.
Das erste Konto hinzufügen
- Öffnen Sie die App und tippen Sie auf „Konto hinzufügen“. Den Knopf „Neues Konto erstellen“ brauchen Sie nur, wenn Sie eine neue Adresse bei Microsoft anlegen möchten.
- Auf Android schlägt Outlook manchmal das Google-Konto vor, das schon auf dem Handy eingerichtet ist. Für eine andere Adresse tippen Sie auf „Dieses Konto überspringen“. Auf dem iPhone heißt der Knopf „Überspringen“.
- Geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Weiter“ oder „Konto hinzufügen“.
- Bei Outlook.com oder Gmail öffnet sich das Anmeldefenster von Microsoft oder Google. Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie, falls verlangt, den zusätzlichen Code.
- Bei GMX, WEB.DE und T-Online fragt Outlook eventuell nach dem Anbieter. Wählen Sie dann „IMAP“ und geben Sie Ihr Passwort ein.
- Findet Outlook die Einstellungen nicht von selbst, schalten Sie „Erweiterte Einstellungen“ ein, auf dem iPhone „Erweiterte Einstellungen verwenden“. Tragen Sie die Server ein (siehe „Wenn es hakt“). Zum Abschluss tippen Sie auf „Anmelden“ (iPhone) oder auf das Häkchen (Android).
- Fragt Outlook, ob Sie noch ein Konto hinzufügen möchten, können Sie das überspringen. Weitere Konten fügen Sie später in den Einstellungen unter „Konto hinzufügen“ hinzu.
Benachrichtigungen einstellen
Eine Benachrichtigung ist ein kurzer Hinweis auf dem Bildschirm, sobald eine neue E-Mail eintrifft. Fragt das Handy beim ersten Start, ob Outlook Benachrichtigungen senden darf, tippen Sie auf „Erlauben“ beziehungsweise „Zulassen“.
Outlook teilt den Posteingang in zwei Bereiche: „Relevant“ für wichtige Post und „Sonstige“ für den Rest. Damit Sie über jede neue Mail informiert werden, öffnen Sie das Menü über Ihr Kontobild oben links. Tippen Sie unten auf das Zahnrad für die „Einstellungen“ und dann auf „Benachrichtigungen“. Wählen Sie für E-Mails „Alle“. Bei „Fokussiert“ meldet sich Outlook nur bei Post im Bereich „Relevant“, mit „Keine“ gar nicht.
Werbung und Angebote
Die kostenlose Outlook-App finanziert sich durch Werbung. Anzeigen erscheinen im Posteingang zwischen Ihren Nachrichten und sind als Anzeige gekennzeichnet. Ohne Werbung geht es nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement von Microsoft 365. Angebote dafür oder für Zusatzfunktionen können Sie überspringen, zum Lesen und Schreiben von E-Mails brauchen Sie sie nicht.
Wenn es hakt
Outlook lehnt bei GMX oder WEB.DE das Passwort ab. Prüfen Sie, ob der Abruf freigeschaltet ist. GMX und WEB.DE schalten ihn nach längerer Nichtnutzung von selbst wieder ab. Nutzen Sie dort die Zwei-Faktor-Anmeldung, brauchen Sie ein App-Passwort, also ein eigenes Passwort nur für diese App. Sie legen es im Postfach an: Initialen, „Account verwalten“, „Login & Sicherheit“, „App-Passwörter (für externe Apps)“. Es wird nur einmal angezeigt.
Outlook fragt nach Servern, also den Rechnern Ihres Anbieters. Benutzername ist Ihre vollständige Adresse. Posteingang: imap.gmx.net, imap.web.de oder secureimap.t-online.de. Postausgang: mail.gmx.net, smtp.web.de oder securesmtp.t-online.de.
Sie haben noch die App „Outlook Lite“. Diese Sparversion hat Microsoft am 25. Mai 2026 eingestellt. Installieren Sie stattdessen „Microsoft Outlook“.
Kalender und Adressbuch von GMX fehlen. Bei IMAP-Konten überträgt Outlook nur die E-Mails, keine Termine und Kontakte.
Es kommen keine Benachrichtigungen. Prüfen Sie, ob in Outlook „Alle“ eingestellt ist und ob das Handy Benachrichtigungen für Outlook erlaubt.
Bevor Sie fertig sind
- Ihre Mails liegen im Postfach beim Anbieter. Löschen Sie die App, bleiben sie erhalten. Eine E-Mail, die Sie in der App löschen, ist aber auch im Postfach gelöscht.
- Nehmen Sie ein Konto nur über die Einstellungen der App heraus. Dabei wird nur das Handy abgemeldet, das Postfach selbst bleibt bestehen.
- Notieren Sie im Passwortheft, welches Passwort Sie in Outlook verwendet haben, zum Beispiel ein App-Passwort.
- Schützen Sie Ihr Handy mit einer Bildschirmsperre, damit niemand Fremdes Ihre Mails liest.