Adressbuch pflegen

Der Zettelkasten im E-Mail-Programm

Früher hatte man ein Büchlein mit Adressen neben dem Telefon. Ihr E-Mail-Programm bringt dasselbe eingebaut mit: das Adressbuch, je nach Anbieter auch „Kontakte“ genannt. Darin speichern Sie zu jedem Menschen den Namen und die E-Mail-Adresse, auf Wunsch auch Telefonnummer oder Geburtstag.

Der Gewinn zeigt sich bei jeder neuen Mail: Sie tippen in die Empfängerzeile nur die ersten Buchstaben des Namens, etwa „Mo“, und das Programm schlägt „Monika Berger“ mit ihrer Adresse vor. Ein Klick, fertig. Das kryptische „monika.berger-1958@…“ müssen Sie nie wieder auswendig können.

Mehr als Bequemlichkeit: Schutz vor Vertippern

Ein gepflegtes Adressbuch ist auch ein Sicherheitsgewinn, und zwar aus zwei Gründen.

Erstens verhindert es Vertipper. Eine E-Mail-Adresse verzeiht keinen einzigen falschen Buchstaben. Wer die Adresse jedes Mal von Hand tippt, schickt die Mail irgendwann an einen wildfremden Menschen — samt Inhalt und Anhang. Die einmal richtig gespeicherte Adresse wird dagegen immer richtig eingesetzt.

Zweitens hilft es beim Einordnen eingehender Post. Absender aus Ihrem Adressbuch zeigt das Programm mit dem vertrauten Namen an. Kommt dagegen eine Mail, die angeblich von „Ihrer Tochter“ stammt, aber von einer fremden, nicht gespeicherten Adresse — dann fällt genau das eher auf. Aus der Lektion über Spam wissen Sie: Ein prüfender Blick auf den Absender ist Gold wert, und das Adressbuch macht diesen Blick leichter.

Kontakte anlegen: zwei bequeme Wege

Sie müssen Ihr Adressbuch nicht an einem Nachmittag befüllen. Zwei Wege füllen es fast von selbst:

1. Aus einer erhaltenen Mail heraus. Schreibt Ihnen jemand zum ersten Mal, klicken Sie auf den Absendernamen über der Mail. Meist erscheint ein kleines Fenster mit einem Punkt wie „Zu Kontakten hinzufügen“. Name und Adresse werden automatisch übernommen — Tippfehler ausgeschlossen.
2. Von Hand. Im Bereich „Kontakte“ Ihres E-Mail-Programms gibt es einen Knopf wie „Neuer Kontakt“. Das lohnt sich für Menschen, denen Sie zuerst schreiben wollen.

Machen Sie es sich zur kleinen Gewohnheit: Wer Ihnen wichtig ist und zum ersten Mal schreibt, wandert mit zwei Klicks ins Adressbuch.

Ab und zu ausmisten

Wie der Zettelkasten von früher sammelt auch das digitale Adressbuch mit den Jahren Karteileichen: die alte Firmenadresse des Sohnes, die aufgegebene Adresse einer Freundin. Das wird dann lästig, wenn das Programm beim Tippen zwei ähnliche Vorschläge macht und die Mail versehentlich an die verwaiste alte Adresse geht.

Die Pflege ist unaufwendig: Wenn Ihnen ein doppelter oder veralteter Eintrag auffällt, öffnen Sie ihn im Bereich „Kontakte“ und korrigieren oder löschen ihn gleich. Einmal im Jahr ein Durchblättern, mehr braucht es nicht.

Merksatz: Wichtige Menschen mit zwei Klicks ins Adressbuch — dann setzt das Programm für immer die richtige Adresse ein.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Adressbuch („Kontakte“) speichert Namen und E-Mail-Adressen im E-Mail-Programm.
• Beim Schreiben genügen die ersten Buchstaben des Namens, die Adresse wird ergänzt.
• Gespeicherte Adressen verhindern Vertipper und erleichtern den prüfenden Blick auf Absender.
• Neue Kontakte am einfachsten direkt aus einer erhaltenen Mail übernehmen.
• Veraltete und doppelte Einträge gelegentlich löschen.