Signatur und Abwesenheitsnotiz

Die Signatur: Ihr automatischer Briefschluss

Wenn Sie viele Mails schreiben, tippen Sie immer wieder dasselbe Ende: „Viele Grüße, Hans Beispiel“. Das kann das Postfach für Sie übernehmen. Eine Signatur (wörtlich „Unterschrift“) ist ein fester Text, den das Mailprogramm automatisch unter jede neue Nachricht setzt — wie ein Stempel, der unter jeden Brief gedrückt wird.

Eine gute private Signatur ist kurz:

Viele Grüße Hans Beispiel

Wer möchte, ergänzt die Telefonnummer, damit Bekannte zurückrufen können. Mehr braucht es privat nicht. Adresse oder Geburtsdatum gehören nicht hinein — die Signatur geht schließlich an jeden, dem Sie schreiben.

So richten Sie die Signatur ein: Öffnen Sie in Ihrem Postfach die Einstellungen — meist ein Zahnrad-Symbol oben rechts. Suchen Sie dort den Punkt „Signatur“, tippen Sie Ihren Text ein und speichern Sie. Ab sofort steht er in jeder neuen Mail schon unten drin. Sie können ihn vor dem Senden jederzeit ändern oder löschen — es ist nur ein Textvorschlag, kein Zwang.

Die Abwesenheitsnotiz: der automatische Zettel an der Tür

Sie fahren drei Wochen in den Urlaub oder liegen im Krankenhaus — und niemand soll denken, Sie ignorierten seine Post. Dafür gibt es die Abwesenheitsnotiz (auch „automatische Antwort“ oder „Autoresponder“). Sie funktioniert wie ein Zettel an der Ladentür: Wer Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreibt, bekommt sofort eine automatische Antwort mit Ihrem hinterlegten Text. Die ankommenden Mails bleiben dabei ganz normal im Posteingang liegen und warten auf Sie.

Ein bewährter Text:

„Guten Tag, ich bin bis zum 15. August nicht erreichbar und lese in dieser Zeit keine E-Mails. Ihre Nachricht beantworte ich danach. Viele Grüße, Hans Beispiel“

So richten Sie sie ein: Wieder über das Zahnrad in die Einstellungen, dort den Punkt „Abwesenheitsnotiz“, „Automatische Antwort“ oder „Urlaubsmodus“ suchen. Sie tragen den Text ein und meist auch Start- und Enddatum — dann schaltet sich die Notiz von selbst ein und wieder aus. Das Einrichten kostet zwei Minuten, und Sie können dabei nichts falsch machen: Die Notiz lässt sich jederzeit ändern oder abschalten.

Tipp: Schreiben Sie in die Abwesenheitsnotiz nur, bis wann Sie weg sind — nicht, dass die Wohnung leer steht. Ein Datum reicht völlig; wohin Sie verreisen, geht Fremde nichts an.

Am Smartphone oder Tablet

Beide Funktionen finden Sie in der Mail-App unter Einstellungen, oft je Konto getrennt. Praktisch: Eine beim Anbieter eingerichtete Abwesenheitsnotiz gilt automatisch überall — egal, mit welchem Gerät Sie sonst lesen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Signatur ist ein automatischer Schlusstext unter jeder neuen Mail — kurz halten.
• Eingerichtet wird sie in den Einstellungen des Postfachs, hinter dem Zahnrad.
• Die Abwesenheitsnotiz antwortet automatisch, wenn Sie länger nicht lesen.
• Start- und Enddatum eintragen, dann schaltet sie sich selbst ein und aus.
• In die Notiz nur das Rückkehrdatum schreiben, keine privaten Einzelheiten.