Digital unterschreiben und Dateigröße reduzieren

Die Unterschrift ohne Drucker

Das Formular aus der letzten Lektion ist ausgefüllt — bleibt die Unterschrift. Der verbreitetste Weg ist die einfache Bildunterschrift: Ein Abbild Ihrer Unterschrift wird ins PDF gesetzt, dorthin, wo sonst der Stift ansetzt. Die Werkzeuge dafür stecken im selben Menü wie das Textwerkzeug, meist unter „Ausfüllen und signieren“. Drei Wege, das Abbild zu erzeugen, bieten fast alle Programme an:

• Zeichnen: mit der Maus (holprig) oder mit dem Finger beziehungsweise Stift am Touchscreen (deutlich besser).
• Fotografieren: einmal auf weißem Papier unterschreiben, mit der Scan-Funktion des Handys aufnehmen — viele Programme stellen die Unterschrift dann automatisch frei.
• Tippen: den Namen in einer Schreibschrift-Schriftart einsetzen — sieht ordentlich aus, ist aber erkennbar keine echte Unterschrift.

Einmal erstellt, merken sich viele Programme die Unterschrift, und beim nächsten Formular sind es zwei Klicks. Danach gilt das bekannte Ritual: speichern, neu öffnen, prüfen.

Ehrlich eingeordnet: Was gilt so eine Unterschrift?

Nun der Teil, den viele Anleitungen verschweigen. Die Bildunterschrift ist technisch nur ein Bild — sie beweist nicht, dass wirklich Sie unterschrieben haben. Trotzdem ist sie im Alltag fast überall akzeptiert: für Formulare von Versicherungen und Vereinen, Bestellungen, Bestätigungen, Kündigungen von Abos und vieles mehr. Sie steht damit auf derselben Stufe wie die gute alte gescannte oder gefaxte Unterschrift, mit der die Welt jahrzehntelang funktioniert hat.

Daneben gibt es die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES. Das ist keine schönere Unterschrift, sondern etwas grundlegend anderes: Ein zertifizierter Dienst prüft zunächst Ihre Identität (etwa per Ausweis im Video-Verfahren) und versiegelt das Dokument dann kryptografisch — also mit einem mathematischen Verfahren, das nachweist, wer signiert hat und dass danach nichts verändert wurde. Die QES ist der eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Gebraucht wird sie nur dort, wo das Gesetz ausdrücklich die Schriftform verlangt oder der Vertragspartner sie fordert — etwa bei bestimmten Arbeitsverträgen oder Kreditverträgen. Solche Dienste kosten meist Geld, und oft schickt Ihnen der Vertragspartner dann ohnehin einen Link zu seinem Signatur-Verfahren. Die ehrliche Zusammenfassung: Für den Alltag reicht die Bildunterschrift; die QES ist der Sonderfall — und wenn sie nötig ist, sagt Ihnen das die Gegenseite.

Ein Wort zur Vorsicht in beide Richtungen: So wie Ihre Bildunterschrift nur ein Bild ist, ist es auch die unter dem Dokument, das Sie erhalten. Bei wichtigen Vereinbarungen zählt daher weiterhin, mit wem Sie es zu tun haben — nicht der Schnörkel unter dem Text.

Wenn das PDF zu dick für die E-Mail ist

Zum Schluss das letzte Alltagshindernis: „Anhang zu groß“ meldet das Mail-Programm — viele Postfächer nehmen nur 10 bis 25 Megabyte an. Der Übeltäter ist fast immer derselbe: zu fein gescannte Bilder. Ein Textdokument als PDF misst wenige Hundert Kilobyte; ein Scan in höchster Auflösung kann das Hundertfache wiegen. Drei Auswege, in dieser Reihenfolge:

1. Neu scannen, eine Stufe gröber: In der Scan-App die Qualität auf „mittel“ oder die Farbe auf „Schwarz-Weiß-Dokument“ stellen — für Texte völlig ausreichend und oft ein Zehntel der Größe.
2. Lokal verkleinern: Die kostenlosen PDF-Programme aus Lektion 3 haben eine Funktion „Komprimieren“ oder „Verkleinern“ — auf dem eigenen Gerät, versteht sich. Auch der PDF-Drucker verkleinert nebenbei oft kräftig. Es gilt dieselbe Regel wie beim Zusammenfügen: Sensible Dokumente gehören nicht auf Gratis-Webseiten zum Verkleinern.
3. Gar nicht anhängen: Bei sehr großen Dateien ist der Freigabe-Link aus der Cloud der elegantere Weg — die Datei bleibt bei Ihnen, verschickt wird nur der Zugang.

Merksatz: Für den Alltag genügt die Bildunterschrift per „Ausfüllen und signieren“ — die qualifizierte elektronische Signatur ist der seltene, geregelte Sonderfall. Und zu dicke PDFs werden auf dem eigenen Gerät schlanker, nicht auf fremden Webseiten.

Das Wichtigste in Kürze

• Bildunterschrift: zeichnen, fotografieren oder tippen — im Alltag fast überall akzeptiert.
• Sie ist rechtlich ein Bild, wie die gescannte Unterschrift — bei Wichtigem zählt, mit wem Sie es zu tun haben.
• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der Unterschrift gleichgestellt, braucht aber einen zertifizierten Dienst mit Identitätsprüfung — nötig nur im Sonderfall.
• Zu große PDFs: gröber scannen, lokal komprimieren oder per Cloud-Link teilen.
• Sensible Dokumente auch zum Verkleinern nie auf Gratis-Webseiten hochladen.