Kalender teilen und Termine abstimmen

Der Kalender an der Küchenwand bekommt Konkurrenz

Der Papierkalender in der Küche hat einen Nachteil: Er hängt in der Küche. Wer beim Arzt sitzt und gefragt wird „Ginge nächsten Dienstag um 10?“, müsste erst zu Hause nachschauen. Ein digitaler Kalender — auf dem Handy, dem Tablet und dem Computer derselbe — ist immer dabei und immer aktuell. Google Kalender, der Apple-Kalender und der Outlook-Kalender funktionieren dabei nach denselben Grundideen; welchen Sie nutzen, hängt meist einfach an Ihrem Handy-Konto.

Termine anlegen können Sie vermutlich schon; einen Klick wert sind die Erinnerungen: Jeder Termin kann Sie vorab benachrichtigen, etwa einen Tag und noch einmal eine Stunde vorher. In dieser Lektion geht es aber um die Fähigkeiten, die aus dem Kalender ein Werkzeug für mehrere Menschen machen: teilen, einladen und Termine finden.

Kalender teilen: Die Familie sieht, was ansteht

Digitale Kalender lassen sich teilen: Sie geben Ihren Kalender für bestimmte Personen frei, etwa Partnerin oder Kinder, und diese sehen Ihre Termine in ihrer eigenen Kalender-App — farblich getrennt von den eigenen. Umgekehrt genauso. So ist auf einen Blick klar, warum der Samstag schon voll ist.

Beim Teilen legen Sie Rechte fest, und hier gilt dieselbe Sparsamkeit wie bei Dokumenten: „Kann Termine sehen“ reicht meistens. Änderungsrechte braucht nur, wer wirklich mitplanen soll. Bewährt hat sich in vielen Familien ein zusätzlicher, gemeinsamer Kalender — etwa „Familie“ —, in den alle eintragen dürfen: Geburtstage, Ferien, das Enkel-Fußballturnier. Die eigenen Kalender bleiben daneben privat. Und noch ein Hinweis: Wer mag, kann beim Teilen einstellen, dass andere nur „beschäftigt“ sehen statt der Termindetails — der Arzttermin geht schließlich nicht jeden etwas an. Öffentlich, also für jedermann im Internet sichtbar, sollte ein privater Kalender niemals sein.

Einladen statt Bescheid sagen

Die zweite Stärke: Termineinladungen. Legen Sie einen Termin an — „Kaffee und Kuchen, Sonntag 15 Uhr“ — und tragen Sie die E-Mail-Adressen der Gäste ein. Jeder Gast bekommt eine Einladung und kann mit einem Klick zusagen oder absagen; Sie sehen die Antworten gesammelt am Termin. Wer zusagt, hat den Termin automatisch im eigenen Kalender, samt Erinnerung. Und ändert sich etwas — der Kuchen verschiebt sich auf 16 Uhr —, ändern Sie nur den Termin: Alle Gäste werden benachrichtigt, niemand muss herumtelefonieren.

Ein kleiner Hinweis zur Vorsicht, passend zum Phishing-Wissen aus früheren Kursen: Auch Spam kann als Kalender-Einladung kommen. Eine Einladung von Unbekannten zu einem angeblichen Gewinnspiel behandeln Sie wie eine Spam-Mail — ablehnen oder löschen, nichts darin anklicken.

Terminumfragen: Wann können die meisten?

Einladungen funktionieren, wenn der Termin feststeht. Doch wie findet man erst einmal einen Termin, der zwölf Vereinsmitgliedern passt? Zwölf Leute anzurufen ist mühsam — dafür gibt es Terminumfragen. Bekannte Dienste sind Doodle und das werbefreie, kostenlose Nuudel; beide funktionieren gleich:

1. Sie legen eine Umfrage an: Titel („Vorstandssitzung März“) und mehrere Terminvorschläge, etwa drei Abende zur Auswahl.
2. Sie erhalten einen Link zur Umfrage und verschicken ihn per E-Mail oder Messenger an alle Beteiligten.
3. Jeder öffnet den Link, trägt seinen Namen ein und kreuzt an, welche Vorschläge passen — ohne Konto, ohne Anmeldung.
4. Die Umfrage zeigt eine Tabelle: Bei welchem Vorschlag stehen die meisten Häkchen? Das ist der Termin.

Danach schließt sich der Kreis: Den Gewinner-Termin verschicken Sie als Kalendereinladung. Zwei Dinge sollten Sie wissen: Der Umfrage-Link ist — wie der Freigabe-Link der letzten Lektion — für jeden nutzbar, der ihn bekommt; die Antworten sind zudem für alle Teilnehmer sichtbar. Für Vereins- und Familientermine ist das unbedenklich, vertrauliche Angaben gehören dort aber nicht hinein. Mehr als Name und Häkchen verlangt eine seriöse Terminumfrage nie.

Merksatz: Steht der Termin fest, lädt der Kalender ein — muss er erst gefunden werden, hilft die Terminumfrage. Beim Teilen des Kalenders gilt: Sehen reicht meist, Details bleiben privat.

Das Wichtigste in Kürze

• Digitale Kalender sind auf allen Geräten gleich und erinnern automatisch an Termine.
• Kalender teilen mit knappen Rechten: „sehen“ genügt meist; ein gemeinsamer Familienkalender ergänzt die privaten.
• Termineinladungen sammeln Zu- und Absagen automatisch und melden Änderungen an alle Gäste.
• Einladungen von Unbekannten wie Spam behandeln — nichts anklicken.
• Terminumfragen (Nuudel, Doodle) finden den Termin, der den meisten passt: Vorschläge anlegen, Link verschicken, Häkchen zählen.
• Umfrage-Links sind für jeden Mitwisser nutzbar — keine vertraulichen Angaben hinein.