Scannen und als PDF speichern

Vom Papier in den Computer

Manchmal braucht man es andersherum: Nicht der Computer soll etwas aufs Papier bringen, sondern ein Papier soll in den Computer. Zum Beispiel, wenn die Krankenkasse eine Kopie eines Dokuments per E-Mail möchte. Genau das leistet ein Scanner. Scannen bedeutet: Das Gerät tastet das Blatt Zeile für Zeile ab, wie ein sehr genaues Foto, und speichert es als Datei auf dem Computer.

Die meisten modernen Drucker haben einen Scanner eingebaut. Sie erkennen ihn am aufklappbaren Deckel oben auf dem Gerät. Darunter liegt eine Glasplatte, das Vorlagenglas.

Das Blatt richtig einlegen

1. Klappen Sie den Deckel des Geräts nach oben.
2. Legen Sie Ihr Blatt mit der Schrift nach unten auf das Glas. Das Gerät liest von unten, deshalb muss die beschriebene Seite zum Glas zeigen.
3. Schieben Sie das Blatt in die Ecke mit der kleinen Pfeilmarkierung. So sitzt es gerade.
4. Klappen Sie den Deckel wieder zu.

Den Scan am Computer starten

Windows bringt dafür ein eigenes Programm mit. Es heißt Scanner (bei älteren Windows-Versionen: Windows-Fax und -Scan). Sie finden es, wenn Sie im Startmenü das Wort Scanner eintippen. Viele Geräte haben zusätzlich eine Scan-Taste direkt am Drucker, auch die dürfen Sie nutzen.

Im Scan-Programm wählen Sie vor dem Start zwei Dinge:

• Das Dateiformat: Wählen Sie hier PDF. Dazu gleich mehr.
• Farbe oder Schwarzweiß: Für Textdokumente reicht Schwarzweiß, für Fotos wählen Sie Farbe.

Dann klicken Sie auf Scannen. Das Gerät summt kurz, ein Lichtbalken wandert unter dem Glas entlang, und nach wenigen Sekunden erscheint das Ergebnis auf dem Bildschirm.

Warum PDF das richtige Format ist

PDF ist ein Dateiformat, also eine bestimmte Art, ein Dokument zu speichern. Die Abkürzung kommt aus dem Englischen und bedeutet sinngemäß: transportables Dokument. Ein PDF ist wie ein digitales Blatt Papier. Es sieht auf jedem Computer, Tablet und Smartphone genau gleich aus und lässt sich nicht aus Versehen verändern. Behörden, Ärzte und Firmen akzeptieren PDF-Dateien fast immer. Deshalb ist PDF die beste Wahl für gescannte Dokumente.

Speichern und wiederfinden

Nach dem Scan speichert das Programm die Datei. Merken Sie sich den Speicherort, den das Programm anzeigt. Meist ist es der Ordner Dokumente oder ein Unterordner namens Scans. Geben Sie der Datei einen sprechenden Namen, zum Beispiel Vertrag-Krankenkasse-2026. Dann finden Sie sie später ohne Suchen wieder.

Tipp: Scannen Sie wichtige Unterlagen wie Versicherungsscheine einmal ein. So haben Sie immer eine digitale Kopie, selbst wenn das Original verloren geht.

Die gespeicherte PDF-Datei können Sie nun zum Beispiel an eine E-Mail anhängen oder auf einen USB-Stick kopieren. Das üben wir in der nächsten Lektion.

Das Wichtigste in Kürze

• Scannen macht aus einem Blatt Papier eine Datei auf dem Computer.
• Das Blatt kommt mit der Schrift nach unten auf das Vorlagenglas, an die Pfeilmarkierung.
• Das Windows-Programm heißt Scanner, zu finden über das Startmenü.
• PDF ist das beste Format: Es sieht überall gleich aus und wird überall akzeptiert.
• Sprechende Dateinamen helfen beim Wiederfinden.