Ordner, Archiv, Suche

Wenn der Posteingang voll wird

Am Anfang liegen fünf Mails im Posteingang, nach einem Jahr sind es hunderte. Das ist normal — aber unübersichtlich. Zum Glück bietet jedes Postfach drei Werkzeuge, mit denen Sie Ordnung halten wie in einem gut sortierten Aktenschrank: eigene Ordner, das Archiv und die Suche. Und keine Sorge: Beim Sortieren können Sie nichts kaputt machen. Eine verschobene Mail ist nie weg, sie liegt nur woanders.

Eigene Ordner: Fächer für Ihre Themen

Neben den festen Ordnern wie Posteingang und Gesendet können Sie eigene Ordner anlegen — Fächer mit selbst gewählten Namen, zum Beispiel „Rechnungen“, „Verein“, „Familie“ oder „Reisen“. So geht es bei den meisten Anbietern:

1. Suchen Sie in der Ordnerliste links den Punkt „Neuer Ordner“ oder ein Plus-Zeichen.
2. Geben Sie dem Ordner einen sprechenden Namen.
3. Verschieben Sie Mails hinein: Öffnen Sie die Mail und wählen Sie „Verschieben“ (oft ein Ordner-Symbol mit Pfeil), dann den Zielordner. Am Computer können Sie Mails oft auch mit gedrückter Maustaste in den Ordner ziehen.

Ein Tipp aus der Praxis: Wenige, grobe Ordner reichen völlig. Fünf klare Fächer sind besser als dreißig feine, in denen man selbst nicht mehr weiß, was wohin gehört.

Das Archiv: aufräumen ohne wegwerfen

Viele Postfächer haben zusätzlich einen Knopf „Archivieren“, oft ein Kästchen-Symbol mit Pfeil nach unten. Archivieren bedeutet: Die Mail verschwindet aus dem Posteingang, wird aber nicht gelöscht. Sie wandert in einen Aufbewahrungsordner namens „Archiv“ — wie Unterlagen, die vom Schreibtisch in den Keller ziehen: aus dem Blick, aber jederzeit wieder hervorholbar.

Das Archiv ist ideal für alles, was erledigt ist, was Sie aber sicherheitshalber behalten möchten: Bestellbestätigungen, alte Terminabsprachen, Newsletter mit einem guten Rezept. Der Unterschied zum Löschen: Gelöschtes verschwindet nach der Papierkorb-Frist endgültig, Archiviertes bleibt für immer.

Die Suche: das stärkste Werkzeug

Ganz oben im Postfach sitzt ein Suchfeld mit einem Lupen-Symbol. Tippen Sie dort einen Begriff ein — einen Namen, ein Wort aus dem Betreff, ein Thema — und drücken Sie die Eingabetaste. Das Postfach durchsucht in Sekunden alle Ordner: Posteingang, Archiv, Gesendet, alle eigenen Fächer.

Die Suche findet Absender, Betreffzeilen und meist sogar Wörter im Nachrichtentext. Beispiel: Sie tippen „Krankenkasse“ ein und sehen sofort jede Mail, in der das Wort vorkommt. Deshalb gilt: Selbst wer nie sortiert, findet mit der Suche fast alles wieder.

Merksatz: Ordner sortieren nach Themen, das Archiv räumt Erledigtes weg, die Suche findet alles — auch das Unsortierte.

Am Smartphone oder Tablet

Alle drei Werkzeuge gibt es auch in der Mail-App. Die Lupe sitzt oben, Archivieren geht oft durch Wischen über die Mail-Zeile, und die Ordner finden Sie im Menü hinter den drei Strichen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eigene Ordner sind Themenfächer — wenige grobe reichen völlig.
• Archivieren räumt den Posteingang auf, ohne etwas zu löschen.
• Gelöschtes verschwindet irgendwann endgültig, Archiviertes bleibt.
• Das Suchfeld mit der Lupe durchsucht alle Ordner in Sekunden.
• Beim Verschieben und Sortieren geht nichts verloren — Sie können nichts kaputt machen.