Vorlagen für Brief und Bewerbung

Das Rad nicht neu erfinden

Ein förmlicher Brief an die Versicherung, eine Kündigung, eine Bewerbung: Bei solchen Dokumenten zählt nicht nur der Inhalt, sondern auch die Form. Die gute Nachricht: Sie müssen die Form nicht selbst erfinden. Jedes Textprogramm bringt Dokumentvorlagen mit — fertige Musterdokumente, bei denen Aufbau und Gestaltung schon stimmen. Beim Anlegen eines neuen Dokuments bieten die Programme eine Auswahl an: Briefe, Lebensläufe, Einladungen, Rechnungen. Sie wählen eine Vorlage, und statt eines leeren Blatts erscheint ein aufgebautes Dokument mit Platzhaltern wie „Ihr Name“ oder „Anschrift des Empfängers“ — die ersetzen Sie durch Ihre Angaben, fertig.

Der Unterschied zur Formatvorlage aus Lektion 3, kurz erklärt: Die Formatvorlage gestaltet einen Absatz („Überschrift 1“), die Dokumentvorlage liefert ein ganzes Dokument als Ausgangspunkt.

Der deutsche Brief: was dahintersteckt

Warum sehen förmliche Briefe in Deutschland alle ähnlich aus? Dahinter steht eine Norm mit dem Namen DIN 5008 — eine Vereinbarung darüber, wie Geschäftsbriefe aufgebaut werden. Sie müssen diese Norm nicht lernen; es genügt zu wissen, was sie grob festlegt, damit Sie eine gute Briefvorlage erkennen:

• Ihr Absender steht oben — klein über dem Anschriftfeld oder rechts oben.
• Das Anschriftfeld mit dem Empfänger sitzt links, in einer festen Höhe. Der Grund ist praktisch: Bei Fensterumschlägen erscheint die Anschrift genau im Sichtfenster — Brief falten, einstecken, kein Umschlag beschriften.
• Das Datum steht rechts, darunter folgt die Betreffzeile: eine kurze, fett gedruckte Angabe, worum es geht („Kündigung meines Vertrags Nr. 12345“) — ohne das Wort „Betreff“ davor.
• Dann Anrede („Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder mit Namen), der Brieftext in Absätzen, die Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“) und darunter Platz für die Unterschrift über dem getippten Namen.

Eine Vorlage mit den Stichworten „DIN 5008“ oder „Geschäftsbrief“ bringt genau diesen Aufbau mit. Sie füllen nur noch aus — und der Brief wirkt so seriös, wie er gemeint ist.

Bewerbung: Vorlage mit Augenmaß

Auch für Lebenslauf und Anschreiben gibt es Vorlagen in großer Auswahl. Hier lohnt Zurückhaltung bei der Optik: Personalabteilungen wollen Inhalte schnell erfassen — eine klare, schlichte Vorlage schlägt die verspielte mit drei Farben. Der Lebenslauf ist heute meist tabellarisch aufgebaut (Zeitangaben links, Stationen rechts — Sie erkennen die Tabelle aus der letzten Lektion wieder) und beginnt mit dem Aktuellsten. Wichtig: Vorlagen sind Ausgangspunkt, nicht Korsett. Entfernen Sie Rubriken, die auf Sie nicht zutreffen, statt sie krampfhaft zu füllen.

Und ein Handgriff, der sich schnell bezahlt macht: Haben Sie einmal einen Brief mit Ihrem Absender sauber aufgebaut, speichern Sie ihn als eigene Vorlage — entweder über die Funktion „Als Vorlage speichern“, oder schlicht als Dokument „Briefvorlage“ in einem Ordner, das Sie nie überschreiben, sondern immer unter neuem Namen speichern. Der nächste förmliche Brief beginnt dann nicht beim leeren Blatt, sondern bei Ihrer fertigen Form.

Merksatz: Suchen Sie in Ihrem Programm einmal in Ruhe die Vorlagen-Auswahl beim Anlegen eines neuen Dokuments und blättern Sie durch. Zu wissen, was bereitliegt, nimmt dem nächsten förmlichen Brief die halbe Hürde.

Das Wichtigste in Kürze

• Dokumentvorlagen sind fertige Musterdokumente mit Platzhaltern — auswählen, ausfüllen, fertig.
• Der deutsche Geschäftsbrief folgt der DIN 5008: Anschrift fürs Fensterkuvert, Datum rechts, fette Betreffzeile ohne das Wort „Betreff“.
• Die Norm muss niemand auswendig können — eine gute Briefvorlage hält sie ein.
• Bewerbungen: schlichte Vorlage, tabellarischer Lebenslauf, Unpassendes weglassen.
• Den eigenen fertigen Brief als Vorlage aufheben — der nächste beginnt dann nicht bei null.