PDF erstellen

Der Trick mit dem Drucker, der kein Drucker ist

Sie können auf jedem modernen Gerät PDFs erzeugen, ohne ein einziges Programm zu installieren. Der Schlüssel ist ein Gedanke, der zunächst seltsam klingt: Drucken — aber nicht auf Papier. In jedem Druckdialog steckt neben Ihrem echten Drucker ein eingebauter PDF-Drucker; er heißt je nach Gerät „Als PDF speichern“, „Microsoft Print to PDF“ oder ähnlich. Wählen Sie ihn als Ziel, „druckt“ das System das Dokument in eine Datei statt auf ein Blatt: Sie werden nach Namen und Speicherort gefragt, und heraus kommt ein PDF, das exakt so aussieht wie der Ausdruck.

Das Schöne daran: Es funktioniert überall. Drucken kann fast jedes Programm — also kann fast jedes Programm PDFs erzeugen:

• Eine Webseite mit der Buchungsbestätigung oder dem Zahlungsbeleg: Strg und P im Browser, „Als PDF speichern“ — und der Stand von heute ist dauerhaft festgehalten, auch wenn die Seite morgen anders aussieht oder verschwindet.
• Eine wichtige E-Mail: Über den Druckbefehl des Mail-Programms wird sie zum PDF für den Ordner mit den Unterlagen.
• Ein Brief aus dem Textprogramm: Hier gibt es zusätzlich den direkten Export („Exportieren als PDF“), den Sie aus dem Textkurs kennen — er ist dem Druckweg leicht überlegen, weil im PDF dann etwa anklickbare Links erhalten bleiben. Wo es einen Export-Knopf gibt, nehmen Sie ihn; der PDF-Drucker ist der Universalweg für alles andere.

Auch am Smartphone gibt es den Weg: Im Teilen- oder Drucken-Menü der meisten Apps versteckt sich eine PDF-Option — beim Drucken-Dialog wählen Sie statt eines Druckers „Als PDF speichern“.

Vom Papier zum PDF: Scannen mit dem Handy

Der umgekehrte Fall: Ein Dokument liegt als Papier vor Ihnen — der unterschriebene Vertrag, der Arztbrief — und soll als PDF verschickt oder abgelegt werden. Früher brauchte man dafür einen Scanner. Heute reicht das Smartphone, und zwar nicht als bloßer Fotoapparat: Viele vorinstallierte Apps (etwa die Notizen-App auf dem iPhone, die Google-Drive-App auf Android oder eigene Scan-Apps) haben eine Scan-Funktion. Sie halten die Kamera über das Blatt, die App erkennt die Ränder, schneidet zu, begradigt die Seite, erhöht den Kontrast — und speichert das Ergebnis als PDF, auf Wunsch mit mehreren Seiten in einer Datei.

Der Unterschied zum simplen Foto ist deutlich: Ein Foto ist schief, hat den Küchentisch im Hintergrund und ist als Bilddatei unpraktisch für mehrseitige Dokumente. Der Scan sieht aus wie vom Kopierer. Ein paar Handgriffe helfen: gutes Licht, das Blatt flach auf eine dunkle Unterlage, Kamera möglichst gerade von oben.

Kein Bedarf für Online-Konverter

Zum Schluss ein Wegweiser, der später noch wichtig wird: Im Internet werben viele Seiten damit, Dateien „kostenlos in PDF umzuwandeln“. Für alles, was Sie in diesem Kurs vorhaben, brauchen Sie solche Dienste nicht — der PDF-Drucker und der Export erledigen es direkt auf Ihrem Gerät, ohne dass Ihr Dokument Ihre Hände verlässt. Warum das gerade bei sensiblen Unterlagen den Unterschied macht, sehen wir in der nächsten Lektion genauer.

Merksatz: Alles, was sich drucken lässt, wird zum PDF: Druckbefehl aufrufen, „Als PDF speichern“ wählen, fertig. Und Papier wird per Scan-Funktion des Handys zum PDF — nicht per schiefem Foto.

Das Wichtigste in Kürze

• Der PDF-Drucker steckt in jedem Druckdialog: Ziel „Als PDF speichern“ statt des echten Druckers.
• Damit werden Webseiten, E-Mails und Belege dauerhaft festgehalten — als Datei bei Ihnen.
• Textprogramme haben zusätzlich den direkten PDF-Export; wo es ihn gibt, ist er die erste Wahl.
• Papierdokumente scannt die Handykamera: Scan-Funktion begradigt und speichert als PDF.
• Online-Umwandlungsdienste sind für diese Aufgaben unnötig — alles geht direkt auf dem eigenen Gerät.