Überschriften, Listen, Seitenzahlen

Struktur ist Leserfreundlichkeit

Ein Brief kommt ohne viel Gliederung aus. Aber sobald ein Text länger wird — ein Bericht für den Verein, eine Familienchronik, ein Lebenslauf — braucht er Struktur: Überschriften, die Abschnitte benennen, Listen, die Aufzählungen ordnen, Seitenzahlen, die Orientierung geben. Alle drei sind in jedem Textprogramm eingebaut, und bei allen dreien gilt derselbe Grundsatz: Lassen Sie das Programm die Arbeit machen, statt Struktur von Hand nachzumalen.

Überschriften: die Idee der Formatvorlage

Natürlich könnten Sie eine Überschrift einfach fett und groß formatieren. Es gibt aber einen besseren Weg, und der gehört zu den nützlichsten Ideen der Textverarbeitung: die Formatvorlage. Eine Formatvorlage ist ein benanntes Paket aus Gestaltungsregeln — „Überschrift 1“ bedeutet zum Beispiel: große Schrift, fett, Abstand davor und danach. Jedes Programm bringt solche Vorlagen mit; Sie finden sie in einem Auswahlfeld der Werkzeugleiste, oft steht dort zunächst „Standard“ oder „Normaler Text“.

Der Gewinn ist doppelt. Erstens die Einheitlichkeit: Sie stellen die Einfügemarke in die Überschriftszeile, wählen „Überschrift 1“ — fertig, und jede Überschrift sieht gleich aus. Gefällt Ihnen später eine andere Schrift, ändern Sie die Vorlage einmal, und alle Überschriften ändern sich mit. Zweitens das Verständnis des Programms: Es weiß jetzt, was Überschrift ist und was Fließtext. Daraus kann es ein Inhaltsverzeichnis auf Knopfdruck erzeugen und Ihnen in einer Seitenleiste die Gliederung zum Anspringen zeigen. Von Hand gefetteter Text kann das alles nicht — er sieht nur so aus wie eine Überschrift.

Mehr müssen Sie über Formatvorlagen gar nicht wissen. Es genügt die Gewohnheit: Überschriften bekommen die Überschrift-Vorlage, der Rest bleibt Standard. Dabei gilt: „Überschrift 1“ für die Hauptkapitel, „Überschrift 2“ für Unterabschnitte — wie Kapitel und Unterkapitel in einem Buch.

Listen: Punkte oder Nummern

Für Aufzählungen gibt es in jeder Werkzeugleiste zwei Knöpfe, meist als drei Striche mit Punkten beziehungsweise mit Zahlen dargestellt:

• Aufzählung mit Punkten: für gleichrangige Dinge ohne Reihenfolge — eine Einkaufsliste, Ihre Stärken in der Bewerbung.
• Nummerierte Liste: wenn die Reihenfolge zählt — Schritte einer Anleitung, eine Rangfolge.

Auch hier arbeitet das Programm für Sie: Am Zeilenende die Eingabetaste drücken, und der nächste Punkt oder die nächste Nummer erscheint von selbst; wird ein Eintrag gelöscht, nummeriert die Liste automatisch um. Die Liste beenden Sie, indem Sie die Eingabetaste zweimal drücken oder den Listen-Knopf erneut anklicken. Tippen Sie Nummern nie von Hand — nach der ersten Änderung stimmen sie nicht mehr.

Seitenzahlen: einmal einfügen, für immer richtig

Seitenzahlen wohnen in der Fußzeile — dem schmalen Bereich am unteren Seitenrand, der auf jeder Seite wiederholt wird (sein Gegenstück oben heißt Kopfzeile). Jedes Programm hat dafür einen Menüpunkt wie „Einfügen, Seitenzahl“. Einmal eingefügt, zählt die Zahl von selbst — auch wenn Sie später zwei Seiten löschen oder fünf hinzuschreiben. In die Kopf- oder Fußzeile passt bei Bedarf mehr: Ihr Name, das Datum, der Titel des Dokuments. Bei mehrseitigen Dokumenten, die andere lesen sollen, sind Seitenzahlen eine kleine Höflichkeit mit großer Wirkung.

Merksatz: Struktur nicht nachmalen, sondern dem Programm überlassen: Formatvorlagen für Überschriften, Listen-Knöpfe für Aufzählungen, die Fußzeile für Seitenzahlen. Dann bleibt alles richtig, auch wenn sich der Text ändert.

Das Wichtigste in Kürze

• Längere Texte brauchen Struktur: Überschriften, Listen, Seitenzahlen.
• Formatvorlagen sind benannte Gestaltungspakete: einmal „Überschrift 1“ zuweisen statt jedes Mal von Hand formatieren.
• Vorteil: einheitliches Aussehen, zentrale Änderungen, Inhaltsverzeichnis auf Knopfdruck.
• Punkte für Gleichrangiges, Nummern für Reihenfolgen — Nummern nie von Hand tippen.
• Seitenzahlen über „Einfügen, Seitenzahl“ in die Fußzeile — sie zählen dann von selbst.