Sortieren und filtern

Ordnung auf Knopfdruck

Solange eine Liste zehn Zeilen hat, behalten Sie sie mit bloßem Auge im Griff. Doch Listen wachsen: das Haushaltsbuch über Monate, die Mitgliederliste des Vereins, die Sammlung der Blutdruckwerte. Für lange Listen bieten Tabellenprogramme zwei mächtige Helfer: Sortieren bringt die Zeilen in eine neue Reihenfolge, Filtern zeigt nur die Zeilen, die Sie gerade sehen wollen. Beide finden Sie in allen Programmen unter dem Menüpunkt „Daten“, oft zusätzlich als Knopf mit A→Z-Symbol beziehungsweise Trichter-Symbol.

Vorher eine kleine Vorbereitung, die sich doppelt auszahlt: Geben Sie jeder Spalte in der ersten Zeile eine Überschrift — etwa Datum, Zweck, Betrag. Diese Kopfzeile erkennen die Programme automatisch und lassen sie beim Sortieren oben stehen. Ohne Überschriften rutscht sonst schnell die erste Datenzeile in die Sortierung oder eine Überschrift mitten in die Liste.

Sortieren: von A bis Z oder vom größten zum kleinsten

Sortieren ordnet die komplette Liste nach einer Spalte: Namen alphabetisch von A bis Z, Beträge vom größten zum kleinsten, Datumsangaben vom ältesten zum neuesten. So sehen Sie zum Beispiel auf einen Blick, welche Ausgabe im Monat die größte war.

Der Ablauf ist überall gleich: Klicken Sie in irgendeine Zelle innerhalb der Tabelle — nicht daneben —, wählen Sie die Sortierfunktion und geben Sie die Spalte und die Richtung an (aufsteigend oder absteigend).

Und nun zur wichtigsten Regel dieser Lektion: Eine Zeile gehört zusammen. In einer Zeile Ihres Haushaltsbuchs stehen Datum, Zweck und Betrag eines Einkaufs — wie auf einer Karteikarte. Sortiert werden müssen deshalb immer ganze Zeilen. Markieren Sie vor dem Sortieren nur eine einzelne Spalte, sortieren manche Programme tatsächlich nur diese Spalte um: Die Beträge stehen dann bei den falschen Einkäufen, und die Liste ist durcheinander. Moderne Programme warnen davor und bieten an, die Auswahl zu erweitern — nehmen Sie dieses Angebot an. Am sichersten: einfach nur in die Tabelle klicken statt zu markieren, dann erfasst das Programm die ganze Tabelle von selbst. Und falls doch etwas schiefgeht: Strg und Z macht auch das Sortieren rückgängig.

Filtern: nur zeigen, was gerade zählt

Ein Filter beantwortet Fragen wie: „Zeig mir nur die Ausgaben für Lebensmittel“ oder „nur die Zeilen aus dem Januar“. Schalten Sie den Filter ein (Menü „Daten“, oft „AutoFilter“ oder einfach „Filter“ genannt), erscheinen in der Kopfzeile kleine Pfeilknöpfe. Ein Klick auf so einen Pfeil öffnet eine Liste aller Werte der Spalte — Sie haken an, was sichtbar bleiben soll, und alle anderen Zeilen verschwinden aus der Anzeige.

Verschwinden, nicht verloren gehen: Ein Filter ist ein Sieb über der Anzeige, kein Radiergummi. Die ausgeblendeten Zeilen sind noch da und kommen vollständig zurück, sobald Sie den Filter aufheben. Sie erkennen einen aktiven Filter meist an den blau gefärbten Zeilennummern am linken Rand, die Lücken haben — dort sitzen die versteckten Zeilen. Für Rechnungen ist das eine feine Sache: Sortieren und Filtern verändern Ihre Daten nicht, sie ändern nur den Blick darauf.

Ein Hinweis fürs Rechnen: Eine gewöhnliche SUMME zählt auch die ausgeblendeten Zeilen mit. Wenn Sie die Summe nur der gefilterten Zeilen brauchen, markieren Sie die sichtbaren Zahlen kurz mit der Maus und lesen Sie die Summe in der Leiste am unteren Fensterrand ab — dort zählen die meisten Programme nur das Sichtbare.

Merksatz: Sortieren ordnet ganze Zeilen neu, Filtern blendet Zeilen nur aus — gelöscht wird bei beidem nichts, und Strg und Z rettet jeden Fehlgriff.

Das Wichtigste in Kürze

• Kopfzeile mit Spaltenüberschriften anlegen — sie ist die Grundlage für Sortieren und Filtern.
• Sortieren ordnet die Liste nach einer Spalte, aufsteigend oder absteigend.
• Immer ganze Zeilen sortieren: in die Tabelle klicken statt eine Spalte zu markieren.
• Filter zeigen nur passende Zeilen; die übrigen sind ausgeblendet, nicht gelöscht.
• Aktive Filter erkennt man an Pfeilknöpfen in der Kopfzeile und lückenhaften, gefärbten Zeilennummern.
• Beide Funktionen ändern nur die Ansicht — und Strg und Z macht Sortierungen rückgängig.